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RÈGLEMENTS DE L'INSTITUT D'HISTOIRE DE
L'AMÉRIQUE FRANÇAISE (1970)
L'Institut d'histoire de l'Amérique française
(1970), corporation constituée sous la troisième partie
de la Loi des compagnies du Québec, édicte, par le présent
règlement, ce qui suit :
1. Siège social. Le
siège social de la corporation est situé au
261, avenue Bloomfield
Outremont
H2V 3R6
et à tout autre endroit que le Conseil
d'administration de la corporation pourra déterminer.
2. La corporation
se compose de toute personne intéressée qui désire
se consacrer aux fins de l'Institut et qui a acquitté sa cotisation
annuelle de membre.
3. Organes. Les
organes de la corporation sont : l'assemblée générale,
le Conseil d'administration, le Comité exécutif.
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
4. Composition.
L'assemblée générale comprend les membres définis
à l'article 2.
5. Réunion annuelle. La
réunion annuelle de l'assemblée générale
a lieu à l'endroit et à la date que désigne le
Conseil d'administration.
a) Avis de convocation des réunions.
Le secrétaire donne avis aux membres par la poste de toute
réunion de l'assemblée générale au moins
quinze jours avant la réunion.
b) Quorum. Quinze membres constituent
le quorum.
c) Les questions soumises à une réunion
sont décidées à la majorité des voix exprimées
par les membres présents à l'assemblée générale,
sauf exigence contraire dans la loi ou les règlements. En cas
d'égalité des voix, le président de la réunion
a un vote prépondérant, outre son vote comme membre.
d) Lors de l'assemblée générale,
les membres
i) élisent, parmi eux, les membres
du Conseil d'administration selon la procédure établie
par l'assemblée générale;
ii) délibèrent sur les rapports
et les propositions présentés par les autres organes
ou les membres de la corporation et décident leur adoption
ou leur rejet;
iii) nomment le ou les vérificateurs.
6. Assemblée générale
spéciale.
a) La convocation et les procédures
de réunion des assemblées générales spéciales
sont les mêmes que pour les assemblées générales
annuelles;
b) Une assemblée générale
spéciale ne peut délibérer que sur les questions
mentionnées dans l'avis de convocation.
CONSEIL D'ADMINISTRATION
7. Composition. Le
Conseil d'administration se compose de douze personnes.
8. Durée des fonctions.
Chaque administrateur est élu pour une période de trois
ans. Chaque administrateur peut être réélu à
ses fonctions.
8a. Mesure transitoire. Lors de l'assemblée
générale de l'année 2001, quatre administrateurs
seront élus pour une période d'un an, quatre autres pour
une période de deux ans et les quatre derniers pour une période
de trois ans.
9. Vacances. S'il
survient des vacances au Conseil, les administrateurs qui restent peuvent
nommer au poste vacant, pour le solde du mandat, un remplaçant
choisi parmi les membres.
10. Les administrateurs
se réunissent aussi souvent que nécessaire et au moins
une fois par année.
11. Quorum. À
chaque réunion du Conseil, six administrateurs forment quorum.
12. Convocation des réunions. Le
président peut, de son initiative, et doit, à la demande
écrite de trois administrateurs, faire convoquer une réunion
du Conseil par lettre expédiée à chaque membre
quinze jours avant la réunion.
13. Vote.
Chaque administrateur n'a droit qu'à un vote qu'il ne peut donner
que personnellement.
14. Attributions du Conseil.
Le Conseil d'administration
a) administre les affaires de la corporation;
b) nomme le comité de rédaction
de la Revue d'histoire de l'Amérique française;
c) nomme le directeur scientifique;
d) nomme le personnel du secrétariat
général;
e) surveille l'exécution des décisions
des autres organes de la corporation;
f) exerce les pouvoirs et accomplit les actes
prévus par les présents règlements et tous ceux
que la loi lui permet;
g) prépare les assemblées générales;
h) vote le budget de la corporation;
i) fixe la rémunération du ou
des vérificateurs;
j) constitue des comités pour s'occuper
de dossiers spécifiques.
COMITÉ EXÉCUTIF
15. Nombre. À
chaque année, à la suite de l'élection, le nouveau
Conseil d'administration élit parmi les administrateurs un comité
exécutif composé du président, du vice président,
du secrétaire et du trésorier de la corporation, lesquels
font partie de ce comité à condition de garder leur qualité
d'administrateur.
16. Vacances.
Les vacances qui surviennent au comité exécutif peuvent
être remplies par le Conseil d'administration à une assemblée
spécialement convoquée à cette fin.
17. Assemblées.
Les assemblées du comité exécutif peuvent être
tenues sans avis, à tel moment et à tel endroit que le
président ou le vice président détermine, lesquels
ont autorité de convoquer le comité exécutif.
18. Présidence.
Les assemblées du comité exécutif sont présidées
par le président de la corporation ou, en son absence, par le
vice président.
19. Quorum.
Le quorum aux assemblées du comité exécutif est
de deux membres.
20. Pouvoirs.
Le comité exécutif a l'autorité et exerce tous
les pouvoirs du Conseil d'administration pour l'administration des affaires
de la corporation, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi,
doivent être exercés par le Conseil d'administration ainsi
que ceux que le Conseil d'administration peut se réserver expressément.
Le comité exécutif fait rapport de ses activités
à chaque assemblée du Conseil d'administration et celui
ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à
condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.
21. Président. Il
préside les réunions de l'assemblée générale,
du Conseil d'administration et du comité exécutif et représente
l'Institut auprès d'organismes externes.
22. Vice président.
En l'absence du président, le vice président le remplace
dans ses fonctions.
23. Secrétaire. Le
secrétaire dresse des procès-verbaux de toutes les réunions
de l'assemblée générale, du Conseil d'administration
et du comité exécutif.
24. Trésorier.
Le trésorier tient ou fait tenir la comptabilité. Il prépare,
chaque année, les états financiers de la corporation qui
sont soumis à l'assemblée générale annuelle.
Il dresse, en collaboration avec le comité exécutif, le
projet de budget à soumettre annuellement au Conseil d'administration.
Il gère les finances de la corporation. Il dépose les
recettes de la corporation dans des comptes de banque ou de caisse populaire
autorisés par le Conseil d'administration.
25. Les membres
de l'exécutif remplissent les autres fonctions qui leur sont
confiées par le Conseil d'administration.
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
26. Exercice financier. L'exercice
financier de la corporation se termine le 31 mars de chaque année.
27. Tous
les chèques, billets, lettres de change et autres effets négociables
doivent, pour le compte de la corporation, être signés,
tirés, acceptés ou endossés par le président
et le trésorier, à moins qu'une ou plusieurs autres personnes
ne soient, à leur place, nommément chargées, par
résolution du Conseil d'administration, de les signer, tirer,
accepter ou endosser.
28. Les autres
documents requérant la signature de la corporation doivent être
signés par le président et par le secrétaire, à
moins qu'une ou plusieurs autres personnes ne soient, à leur
place, nommément chargées, par résolution du Conseil
d'administration, de les signer.
29. En cas
de dissolution ou de cessation des activités de la corporation,
ses avoirs, après acquittement des dettes, devront être
remis à la Fondation Lionel-Groulx ou à une ou plusieurs
sociétés sans but lucratif consacrées aux fins
de la recherche historique.
MODIFICATION DES RÈGLEMENTS
30. Les règlements
de la corporation restent en vigueur jusqu'à leur modification
ou leur abrogation. Dans l'avis de convocation d'une assemblée
spéciale ou annuelle convoquée aux fins du présent
paragraphe, la teneur des modifications que l'on projette d'apporter
à un ou à plusieurs règlements devra être
insérée. Toute modification à un ou à plusieurs
règlements ou toute abrogation d'iceux ne sera mise en vigueur
ni appliquée avant d'avoir été approuvée
par le ministre des Institutions financières du Québec.
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Mis à jour
à partir des modifications adoptées par l'assemblée
générale annuelle du 20 octobre 2000 aux articles 7, 8
et 15.
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